در اطلاعیه این سازمان آمده است؛ “به اطلاع کلیه مشتاقانِ حضور در مراسم پیاده‌روی اربعین حسینی(ع) سال ۱۳۹۵ می‌رساند، سازمان حج و زیارت در راستای تسهیل در روند صدور ویزا و اعزام زائران اربعین و ساماندهی و برنامه‌ریزی عزیمت زائران به نقاط مرزی کشور به طراحی و توسعه «سامانه سماح» اقدام کرده است.
از این رو، طبق اعلام قبلیِ این سازمان، تمام مشتاقان زیارت اربعین می‌توانند از ساعت ۹ صبح روز شنبه ۱۶ مرداد ماه با مراجعه مستقیم به سامانه اینترنتی سماح به نشانی samah.haj.ir و یا مراجعه به دفاتر مجاز زیارتی سراسر کشور نسبت به نام‌نویسی برای زیارت اربعین در سامانه مذکور اقدام کنند.
در مرحله اول ثبت نام، متقاضیان با درج اطلاعات فردی خود و همراهان (هم‌گروهی‌ها) در سامانه سماح تاریخ تشرف و مرز خروجی خود برای عزیمت به کشور عراق را انتخاب می‌کنند.
نکات ضروری در هنگام ثبت نام متقاضیان در سامانه سماح؛
۱٫ بر اساس مصوبه ستاد مرکزی اربعین کشور، تنها افرادی می‌توانند ویزای اربعین دریافت و از مرز خارج شوند که در سامانه سماح ثبت نام کرده باشند.
۲٫ بر اساس مصوبه ستاد مرکزی اربعین پوشش بیمه ای زائران اربعین اجباری بوده و ویزای اربعین برای کسانی صادر خواهد شد که تحت پوشش خدمات بیمه ای قرار گیرند.
۳٫ پوشش بیمه ای و خدمات درمانی هلال احمر در داخل و خارج کشور در ایام اربعین صرفاً شامل زائرانی خواهد شد که در سامانه سماح ثبت نام کرده اند.
۴٫ ثبت نام متقاضیان در سامانه سماح بصورت گروهی انجام می شود و فرد یا افراد زیر ۵ نفر توسط دفاتر زیارتی به یک گروه تبدیل می شوند.(در گروه های یک نفری همان یک نفر سرگروه خواهد بود)
۵٫ در هر گروه لازم است فردی فعال و مسئولیت پذیر به عنوان سرگروه انتخاب شود و شماره تلفن همراه این فرد در سامانه به عنوان سرگروه ثبت شود . تمام اطلاع رسانی های بعدی ستاد اربعین از طریق ارسال پیامک به سرگروه اعلام می شود .
۶٫ پرداخت هزینه های سفر توسط سرگروه انجام می گیرد و در صورت انصراف هریک از اعضای گروه، هزینه دریافتی به حساب سرگروه مسترد خواهد شد.
۷٫ از آنجایی که مراسم پیاده روی اربعین حرکتی جمعی است، توصیه می شود زائران حتی المقدور بصورت گروهی برای حضور در این مراسم ثبت نام کنند.
۸٫ بر اساس ابلاغیه وزارت محترم کشور مرز خروجی زائران برای عزیمت به عراق بر اساس استان محل سکونت زائران مشخص شده است .
۹٫ از آنجایی که مرز خروجی زائران بر اساس ظرفیت آن مرز مشخص می گردد، اولویت اعزام زائران بر اساس تقدم زمانی در ثبت نام زائران مشخص می شود و در صورت ازدحام در هر تاریخ، سامانه تاریخ‌های دیگری را به آنان پیشنهاد می دهد .
۱۰٫ بر اساس قوانین و مقررات جاری کشور عراق، گذرنامه متقاضیان زیارت اربعین باید دارای حداقل ۶ ماه اعتبار از زمان خروج از مرز برای عزیمت به عراق باشد. لذا لازم است علاقمندان به زیارت اربعین بموقع نسبت به اخذ گذرنامه با اعتبار کافی اقدام کنند.
۱۱٫ متقاضیان پس از ثبت نام مقدماتی در سامانه سماح کد رهگیری دریافت می کنند و تأییدیه ثبت نام و کد رهگیری بصورت پیامک برای سرگروه ارسال می شود. در صورت ناتمام ماندن ثبت نام و یا عدم تکمیل هر بخش و یا ایجاد هرگونه وقفه در جریان ثبت نام، پیامک تأییدیه ارسال نمی شود لذا متقاضی می بایست مجدداً فرآیند ثبت نام را تکرار کند.
۱۲٫ در صورت فراموشی کد رهگیری ثبت نام، متقاضیان با وارد کردن کدملی و شماره شناسنامه در سامانه می توانند کد رهگیری خود را مجدداً دریافت کنند.
۱۳٫ مسئولیت تهیه وسیله نقلیه(شخصی یا عمومی) تا مرزها و تهیه بلیط هواپیما برای زائرانی که می‌خواهند بصورت هوایی راهی مرزها شوند، متناسب با تاریخ درخواستی در سامانه به عهده زائر خواهد بود.
۱۴٫ متقاضیان در هنگام ثبت نام از فهرست دفاتر زیارتی موجود در سامانه سماح، نزدیکترین دفاتر را انتخاب می کنند تا بعداً مدارک خود را به آنجا تحویل دهند. همچنین فهرست دفاتر مجاز زیارتی علاوه بر سایت سازمان حج و زیارت و مدیریت حج و زیارت استان ها، از طریق اطلاعیه های رسمی حج و زیارت استان‌ها در جراید اعلام خواهد شد.
۱۵٫ در سامانه سماح راهنمای کامل نحوه ثبت نام و نکات قابل توجه جهت بهره برداری متقاضیان ارائه شده است.
۱۶٫ در مدیریت حج و زیارت استان ها واحد پاسخگویی به سؤالات متقاضیان راه اندازی شده که در صورت وجود ابهام در هریک از مراحل ثبت نام متقاضیان می توانند با این واحدها تماس بگیرند.
۱۷٫ سایر موارد ضروری برای تکمیل روند ثبت نام در سامانه سماح همچنین نحوه دریافت مدارک از زائران طی اطلاعیه های بعدی و همچنین از طریق ارسال پیامک به سرگروه ها اعلام خواهد شد.”
